Giải pháp "Hàng hóa chồng chất": Kiểm kê kho cuối năm chỉ trong 1 buổi chiều

 Giải pháp khi Hàng hóa chồng chất: Kiểm kê kho cuối năm chỉ trong 1 buổi chiều

Cuối năm luôn là thời điểm đau đầu nhất của mọi cửa hàng bán lẻ, shop thời trang, tạp hóa hay siêu thị mini. Hàng hóa thì đầy kho, số lượng thì chồng chất, còn sổ sách thì lúc nào cũng lệch so với thực tế. Tin vui: bạn hoàn toàn có thể kiểm kê toàn bộ kho chỉ trong 1 buổi chiều nếu áp dụng đúng quy trình + công cụ hỗ trợ hiện đại.

1. Lý do sổ sách luôn gây sai lệch Hàng tồn kho cuối năm

Sai lệch tồn kho là chuyện gần như chắc chắn nếu bạn quản lý thủ công. Một số nguyên nhân phổ biến:

❌ A. Bán hàng không trừ kho chính xác

- Ghi tay sai
- Quên cập nhật tồn
- Ghi nhầm mã sản phẩm

❌ B. Nhập hàng không ghi nhận ngay

Nhiều chủ shop nhận hàng nhưng… để cuối ngày hoặc cuối tuần mới cập nhật.

❌ C. Hàng hư hỏng – thất lạc nhưng không ghi lại

Ví dụ:
- Hàng hết hạn
- Hàng rơi vỡ
- Hàng bị đổi trả
- Nhân viên dùng thử

❌ D. Gian lận nội bộ

Một trong những nguyên nhân nhạy cảm nhưng quan trọng nhất:
- Xuất hàng nhưng không ghi đơn
- Tách sản phẩm bán riêng
- Hủy đơn sau khi khách đã thanh toán

➡️ Tất cả khiến sổ sách và tồn kho thực tế không bao giờ giống nhau.
➡️ Và cuối năm – dọn kho cũng như dọn nỗi lo.

2. Chuẩn bị trước khi kiểm kê: Sắp xếp kho & In mã vạch

Đây là bước quyết định tốc độ kiểm kê.

A. Sắp xếp lại kho thành nhóm rõ ràng

Nên phân theo:

🔹 Nhóm sản phẩm (thời trang, mỹ phẩm, tạp hóa…)
🔹 Vị trí đặt hàng (khu A – B – C)
🔹 Màu – size (đối với thời trang)
🔹 Một kho gọn gàng giúp bạn quét mã nhanh — không mất thời gian tìm từng item.

B. Gắn mã vạch cho sản phẩm

Nếu hàng chưa có mã vạch → dùng SOFIN SHOP để:

🔹 In mã
🔹 In tem sản phẩm
🔹 Gắn lên từng gói, chai, hộp, thùng
🔹 Không có mã vạch = kiểm kê thủ công = tốn 3–5 lần thời gian.

C. Chuẩn bị danh sách cần kiểm kê

SOFIN SHOP hỗ trợ xuất danh sách kho theo:

🔹 Tên sản phẩm
🔹 SKU
🔹 Vị trí
🔹 Giá vốn – giá bán

Để bạn không bỏ sót sản phẩm nào.

3. Hướng dẫn Kiểm kê kho bằng điện thoại/Máy quét mã vạch với SOFIN SHOP

Thay vì cầm quyển sổ + bút như ngày xưa, SOFIN SHOP giúp kiểm kê siêu tốc theo 3 bước.

Bước 1: Bật chế độ Kiểm kê trên ứng dụng

Vào: Kho → Kiểm kê → Tạo phiên kiểm kê
Bạn có thể chọn:

🔹 Kiểm kê toàn bộ kho
🔹 Kiểm kê theo khu vực
🔹 Kiểm kê theo ngành hàng

Bước 2: Quét mã vạch từng sản phẩm

Có 2 cách:

🔹 Dùng điện thoại
🔹 Mở camera quét mã
🔹 Quét tới đâu → hệ thống ghi số lượng tới đó
🔹 Dùng máy quét mã vạch
🔹 Giúp tốc độ nhanh hơn gấp 3–5 lần
🔹 Đặc biệt phù hợp với siêu thị mini – tạp hóa – kho lớn

SOFIN SHOP tự ghi nhận:

🔹 Mã sản phẩm
🔹 Tên
🔹 Số lượng đếm được
🔹 Người kiểm kê
🔹 Thời điểm kiểm kê

➡️ Không còn cảnh ngồi gõ Excel thủ công.

Bước 3: Kết thúc phiên kiểm kê & xem báo cáo

SOFIN SHOP sẽ lập tức hiển thị:

🔹 Tồn hệ thống
🔹 Tồn thực tế
🔹 Mức chênh lệch
🔹 Giá trị chênh lệch (lợi nhuận bị ảnh hưởng)
🔹 Danh sách sản phẩm thiếu – thừa
🔹 Tất cả tự động, không cần tính toán.

4. Xử lý chênh lệch: Điều chỉnh tồn kho & tính toán thiệt hại

Khi có sự chênh lệch giữa sổ và thực tế, bạn cần xử lý ngay.

A. Chênh lệch thiếu (Shortage)

Có thể do:

🔹 Bán không ghi đơn
🔹 Hàng mất mát
🔹 Gian lận nội bộ
🔹 Hư hỏng không ghi lại

Giải pháp:

🔹 Xác nhận lý do
🔹 Điều chỉnh giảm tồn kho
🔹 Ghi lại thiệt hại vào chi phí

B. Chênh lệch thừa (Overage)

Thường xảy ra khi:

🔹 Nhập kho sai
🔹 Gõ nhầm số lượng
🔹 Tồn hệ thống chưa cập nhật

Giải pháp:

🔹 Điều chỉnh tăng tồn kho
🔹 Ghi chú nguyên nhân để tránh lặp lại

C. Báo cáo phân tích từ SOFIN SHOP

Sau kiểm kê, SOFIN SHOP sẽ cho bạn biết:

🔹 Sản phẩm dễ thất thoát
🔹 Sản phẩm bán không ghi nhận
🔹 Nhân viên/ca làm dễ phát sinh sai lệch

Đây là căn cứ quan trọng để bạn cải thiện quy trình bán hàng năm sau.

SOFIN SHOP – Phần Mềm Bán Hàng Nhanh Chóng, Chuyên Nghiệp & Tiết Kiệm Chi Phí!

ĐĂNG KÝ NGAY HÔM NAY – NHẬN ƯU ĐÃI ĐẶC BIỆT!
📌 Dùng thử miễn phí!
📌 Hỗ trợ cài đặt & hướng dẫn tận tình!
📌 Tư vấn giải pháp phù hợp với mô hình cửa hàng của bạn!

📞 Liên hệ ngay để trải nghiệm SOFIN SHOP và phát triển cửa hàng của bạn một cách chuyên nghiệp nhất!
➡ Hotline/Zalo: 0969877888
➡ Website: http://sofin.vn